Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

Green Trails S.A.S. (en adelante, “Green Trails”), agencia de viajes operadora con RNT 63720 y domicilio principal en AC 100 # 17A-36, Bogotá D.C., Colombia, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través del sitio web greentrails.co, formularios de contacto, llamadas, correos electrónicos, WhatsApp, redes sociales y cualquier otro canal habilitado.

• Correo para asuntos de privacidad: bookings@greentrails.co
• Teléfono: +57 300 383 2854
• Dirección física: AC 100 # 17A-36, Bogotá D.C., Colombia

2. Marco legal aplicable

Esta Política da cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que regulan el régimen general de protección de datos personales en la República de Colombia, así como a los pronunciamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en su calidad de autoridad de control.

3. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: Green Trails, quien decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento.
• Encargado: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta de Green Trails (ej. proveedores tecnológicos).
• Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido pueda generar discriminación (salud, biometría, orientación sexual, creencias, etc.).

4. Datos personales que se recolectan

Dependiendo del servicio solicitado, Green Trails puede recolectar:

• Datos de identificación y contacto: nombre, apellidos, tipo y número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, correo electrónico, teléfono, país de residencia.
• Datos de reserva: destinos, fechas, número de viajeros, preferencias de hotel y actividades, requerimientos especiales.
• Datos de pago: información necesaria para procesar transacciones a través de pasarelas de pago certificadas; Green Trails no almacena en su infraestructura los datos completos de tarjetas de crédito o débito.
• Datos sensibles (excepcionales): alergias, restricciones alimentarias, condiciones médicas o de movilidad reportadas voluntariamente por el viajero para garantizar su seguridad y la calidad del servicio.
• Datos de navegación: dirección IP, identificadores de dispositivo, páginas visitadas, métricas de uso del sitio y cookies.
• Datos corporativos (B2B): nombre y datos de contacto del solicitante empresarial, nombre de la compañía, cargo, NIT y datos de facturación.

5. Finalidades del Tratamiento

Los datos serán tratados para las siguientes finalidades:

• Atender cotizaciones, reservas y la prestación de servicios turísticos.
• Procesar pagos, facturación y obligaciones contables y tributarias.
• Comunicar al viajero información logística, cambios de itinerario, alertas de seguridad y otra información relacionada con el servicio contratado.
• Realizar gestión comercial y de fidelización, incluyendo el envío de newsletters, promociones y contenido relevante, siempre que el Titular haya prestado su consentimiento.
• Atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
• Cumplir con obligaciones legales, contables, tributarias, regulatorias y de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Realizar análisis estadísticos y mejoras del sitio web y de los servicios ofrecidos.
• Compartir información con proveedores y aliados estrictamente necesarios para la prestación del servicio (hoteles, transportadores, guías, aerolíneas, plataformas de reservas, pasarelas de pago, herramientas de marketing).

6. Tratamiento de datos sensibles y de menores

El suministro de datos sensibles es facultativo. Cuando el viajero los proporcione (por ejemplo, condiciones médicas o restricciones alimentarias), Green Trails los tratará exclusivamente para garantizar la seguridad, salud y calidad de la experiencia, conservándolos por el tiempo estrictamente necesario.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará atendiendo a su interés superior y previa autorización de sus padres o representantes legales, conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.

7. Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la SIC quejas por infracciones a la normatividad de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Procedimiento para ejercer los derechos

Las solicitudes podrán presentarse al correo bookings@greentrails.co con el asunto “Habeas Data” o por escrito a la dirección física indicada. La solicitud deberá contener: (i) nombre completo y documento de identidad del Titular; (ii) descripción clara del derecho que se desea ejercer; (iii) datos de contacto; (iv) documentos que respalden la solicitud, cuando aplique.

• Consultas: atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos: atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales.

9. Transferencia y transmisión de datos

Para la correcta prestación del servicio, Green Trails podrá transferir o transmitir datos personales a:

• Proveedores nacionales e internacionales de servicios turísticos (hoteles, transportadores, aerolíneas, navieras, guías, operadores locales, restaurantes).
• Encargados tecnológicos como infraestructura cloud (Supabase, Google Cloud), servicios de envío de correo, pasarelas de pago, plataformas de reserva (incluido Bokun), herramientas de analítica (Google Analytics), CRM (HubSpot) y servicios de automatización (Zapier).
• Autoridades competentes cuando exista requerimiento legal.

Algunas transferencias internacionales pueden realizarse hacia países que no cuentan con un nivel adecuado de protección de datos según la SIC. En tales casos, Green Trails adoptará las garantías y cláusulas contractuales necesarias para proteger los datos del Titular conforme al Decreto 1377 de 2013.

10. Medidas de seguridad

Green Trails adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, acceso no autorizado o uso indebido. Estas medidas incluyen, entre otras: cifrado en tránsito (HTTPS), autenticación de usuarios, control de accesos por roles, copias de seguridad, protección anti-bots y revisiones periódicas de seguridad.

11. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables. Una vez cumplido dicho término, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura.

12. Cookies y tecnologías similares

El sitio utiliza cookies propias y de terceros para fines de funcionamiento, analítica, personalización y marketing. Al ingresar al sitio se muestra un banner de consentimiento donde puedes aceptar o rechazar el uso de cookies. También puedes configurar tu navegador para rechazar o eliminar cookies; sin embargo, esto podría afectar la experiencia de navegación.

13. Autoridad de control

El Titular puede presentar quejas o reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de control en materia de protección de datos personales en Colombia, una vez agotado el trámite ante Green Trails.

14. Vigencia y modificaciones

Esta Política rige a partir de su fecha de publicación y se mantendrá vigente mientras Green Trails realice tratamiento de datos personales. Cualquier modificación sustancial será informada en el sitio web con al menos diez (10) días de anticipación a su entrada en vigencia.